PROGAM PENGOLAH KATA

Program Pengolah kata diantaranya adalah :

1. ChiWriter (CW)
2. PFS
3. WS ( WordStar)
4. Microsoft Word ( Ms Word )
5. Open Office (pada Linux)

Cara Memasuki Microsoft Word (Pengolah Kata):

1. Dari Desktop klik 2x program tersebut.
2. Dari Start Pilih Program, kemudian :
1. Pilih Program Microsoft Office Word tersebut  dan klik, atau
2. Jika tidak ada cari dari Program Pilih Microsoft Office Baru cari di dalamnya Microsoft Office Word
3. Mengaktifkan Icon pada Microsoft Word :
1. Pilih Menu View, pilih Toolbars, kemudian klik (beri tanda √) pada pilihan yang akan ditampilkan, atau
2. Pilih Menu View, pilih Toolbars, pilih Costumize, kemudian klik (beri tanda √) pada pilihan yang akan ditampilkan. ( dengan cara ini kita dapat memilih lebih dari satu pilihan tanpa keluar dari menu Toolbars.
4. Setting Dasar :
1. Setting Ukuran Kertas

·         Dari Menu File Pilih Page Setup, lakukan :

-       Pilih Margins untuk mengatur batas kiri kanan, atas bawah dari kertas

-       Pilih Paper Size untuk mengatur ukuran kertas

2. Setting Jenis dan Besar Huruf.

·         Dari Menu Format Pilih Font, lakukan perubahan disana atau

·         Langsung dari Tampilan Layar Jenis huruf dan ukurannya lakukan perubahan di sana.

3. Setting Posisi Tulisan ( Rata Kiri, Center, Rata Kanan, Justify (rata kiri kanan)
4. Membuat garis batas pinggir pengetikan ( Boundaries ).

Dari Menu Tools Pilih Options Pilih View Beri tanda (chek) / centang pada Text Boundaries.

5. Mengubah setting Satuan dari cm ke Inchi atau pixcel.

Dari Menu Tools Pilih Options Pilih General, ubah Measurement unit yang ada di bawah dengan mengklik tanda drop down (panah) dan pilih setting yang sesuai.

6. Membuat Bulleting and Numbering.

·         Dari menu Format pilih Bulleting and Numbering.

·         Lakukan pengaturan di dalamnya, missal.

-          Numbering.

pilih Numbering, pilih jenis dan bentuk nomor, dan atur posisi nomor dan indentnya melalui Customize.

-          Bulleting.

Pilih Bulleting, pilih jenis bullet, dan atur posisi bulleting melalui customize.

7. Menyimpan file

Untuk menyimpan yang pertama kali, dari Menu File Pilih Save as atau save atau Ctrl+S, atau klik icon save pada toolbars standar, kemudian dari tampilan cari Folder tempat penyimpanan. Tampilan normal akan masuk ke Folder My Documents. Di dalam My Documents ambil (klik) folder anda, baru Nama File di buat kemudian tekan Enter atau Save

Untuk menyimpan yang ke dua dan seterusnya untuk nama file yang sama cukup tekan Ctrl + S, atau tekan icon save pada toolbars standar.

Untuk menyimpan ke dalam nama File yang berbeda dengan isi sama di dalam folder yang sama, atau menyimpan dengan nama file yang sama di dalam folder yang berbeda, Pilih Menu File pilih Save as, lakukan pengaturan yang diperlukan.

8. Memberi Nomor Halaman dan Membuat Header and Footer

·         Memberi nomor halaman, caranya dari Menu Insert Pilih Page Number klik, kemudian lakukan setting Possition ( Header atau Footer ), setting Aligment ( Kiri, Tengah, Kanan , Out side atau In side )

·         Klik Format lakukan setting ( Jenis nomor halaman(Page Number), Page Numbering ( Start at …. )

·         Membuat catatan kaki caranya dari Menu View Pilih Header and Footer dan klik. Lakukan setting pilih Header atau Footer, baru tuliskan kata yang di perlukan. Untuk keluar klik Close.

9. Memasukkan Gambar ke dalam Word

·         Dari menu Insert pilih Picture pilih ( from file / clip art ), kemudian pilih jenis gambar yang di kehendaki.

·         Lakukan setting ukuran gambar dan posisi gambar.

·         Lakukan setting gambar diatas tulisan atau di bawah tulisan atau yang lainnya ( Layout ).

10. Menentukan Spasi Baris,

                        Dengan Menu Format, Langkahnya :

1.      Dari Menu Format Pilih Sub Menu Paragraph, Kemudian Pilih Indent and Spacing.

2.      Pada Menu Spacing pilih Line Spacing, dengan klik panah                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 dan pilih lebar baris yang sesuai, Single, 1,5 lines, double, At least, Exactly atau Multiple.

Keterangan :

At Least, artinya menentukan spasi minimum, dimana MS Word akan mengatur dengan cara menyesuaikan ukuran karakter (font size) yang terdapat di baris tersebut.

Exactly, artinya Menentukan spasi baris dengan pasti, dimana MS Word tidak akan menyesuaikan ukuran huruf dalam baris tersebut.

Multiple, artinya Menentukan spasi baris dengan perhitungan kelipatan, missal 0,5; 1 ; 1,5 ; 2, dst.

Dengan Menggunakan Shutcut Key, langkahnya :

1.      Gunakan cara di bawah ini untuk memilih spasi baris :

Untuk	Perintah
Spasi tunggal (single)	Ctrl + 1
Spasi 1,5	Ctrl + 5
Spasi ganda ( double)	Ctrl + 2

Spasi Antar Paragraf,

Dengan Menu Format, Langkahnya :

1.         Dari Menu Format Pilih Sub Menu Paragraph, Kemudian Pilih Indent and Spacing.

2.         Pada Menu Spacing ada pilihan Before dan After.

3.         Isikan pada Before untuk memilih jarak sebelum paragraph dengan setting dalam point (pt), atau inchi (in), centimeter (cm), sesuai pilihan.

4.         Isikan pada After untuk memilih jarak sesudah paragraph dengan setting dalam point (pt), atau inchi (in), centimeter (cm), sesuai pilihan.

Membuat Dropped Capital Letter, langkahnya :

1.      Dari Menu Format pilih sub Menu drope cap, kemudian pilih pilihan yang muncul sesuai dengan selera.

2.      None berfungsi untuk menghilangkan setting dropped Cap.

3.      Untuk membuat drope Cap berupa Kata, maka Blok / sorot terlebih kata yang akan di buat drope capnya, kemudian lakukan langkah 1 diatas.

11. Membuat Pangkat ( Super Script ) dan Sub Script (Indeks bawah)

·         Membuat Super Script

Tekan Ctrl + Shift + +, baru ketikkan huruf atau angka.

Setelah tidak dipakai lagi tekan lagi Ctrl + Shift + + untuk kembali ke posisi normal.

·         Membuat Sub Script

Ctrl + =

Setelah tidak dipakai lagi tekan lagi Ctrl + = untuk kembali ke posisi normal.

12. Menggeser kursor satu kata

Tekan Sift dengan Tanda panah kiri untuk bergeser ke kiri satu kata dan panah kanan untuk bergeser satu kata ke kanan

13. Menuju Baris pertama

Tekan Ctrl + Home

14. Menuju Baris terakhir

Tekan Ctrl + End

15. Membuat Borders and Shading

·         Dari Menu Format pilih Borders and shading

·         Pilih Page Border

·         Lakukan Pengaturan

Contoh

-          Border

Pilih Border, pilih jenis border ( ini berfungsi untuk memberi border / garis tepi tiap baris ).

Pilih Page Border, pilih jenis border ( ini berfungsi memberi border satu halaman ), pilih juga Options untuk melakukan pengaturan letak border.

Tambahan :

Setting desktop :

Membuat Icon Pada Desktop :

1. Dari Desktop di tempat kosong klik kanan, pilih New pilih Program yang akan di masukkan ke Desktop.
2. Dari Windows Explorer, Cari Program yang dikehendaki, klik kanan pada Program tersebut, Pilih Send to, Pilih Desktop (Create Short Cut ).

Bulleting and Numbering :

            Bulleting and Numbering berfungsi untuk membuat nomor otomatis dan icon otomatis.

Langkah menggunakan Bulleting dan Numbering secara umum adalah sama, yaitu :

1.      Untuk membuat nomor otomatis atau bulleting tidak harus ada kalimatnya terlebih dahulu, artinya pada baris tertentu letakkan kursor, kemudian pilih menu Format, kemudian pilih sub menu Bulleting and Numbering, akan muncul kotak dialog sebagai berikut :

Untuk menggunakan Bulleting pastikan menu yang aktif adalah Bulleted seperti di bawah ini :

Posisi Numbering :

Untuk menggunakan Numbering pastikan menu yang aktif adalah Numbered seperti di bawah  :

 

2.      Misalnya kita akan menggunakan Numbering, maka pilih jenis icon numbering yang sesuai dengan mengklik kotak yang sesuai, kemudian pilih Customize di bawah kanan, untuk mengatur posisi tulisan. Akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini :

Keterangan : Number Format : Menunjukkan nomor format yang kita kehendaki. Ganti sesuai yang dibutuhkan. Number Style : Menunjukkan Style yang kita inginkan. Untuk mengubahnya klik drop down (panah kecil di kanan), pilih jenis yang sesuai. Number Position : Menunjukkan posisi nomor yang di kehendaki. Aligned At : Menunjukkan posisi nomor yang akan kita buat. (biasanya di isi 0 (nol))

Tab Space after :

      Menunjukkan jarak antara nomor otomatis dengan tulisan yang pertama.

Indent at :

      Menunjukkan posisi tulisan setelah kalimat melebihi satu baris.

Catatan :

      Biasanya Tab Space after dan Indent At nilainya di buat sama.

Catatan :

      Cara yang paling cepat untuk membuat numbering atau bulleting adalah dengan cara :

-          ketikkan angka diikuti dengan tanda . (titik), kemudian berikan spasi satu atau dua karakter.

-          Kemudian ketikkan tulisan yang akan dibuat. Setelah selesai tekan Enter.

-          Maka nomor otomatis akan terbentuk.

3.      Memotong nomor menjadi berlulang dari awal.

Misalnya kita memiliki 10 nomor otomatis dari nomor 1 sampai 10. kemudian kita ingin mengubah nomor 6 menjadi nomor 1. caranya :

·         Letakkan cursor pada paragraph di mana ada nomor 6 tersebut. Pilih menu Format, pilih Bulleting and Numbering, kemudian pilih Restart Number ( ada di bawah kiri ), kemudian tekan OK atau Enter.

Jika cara ini tidak berhasil ( ada kesalahan ) lakukan dengan cara di bawah ini :

·         Letkkan cursor pada paragraph dimana ada nomor 6 tersebut. Dan arahkan mouse pada paragraph tersebut.

·         Kemdian klik kanan mouse anda, akan muncul pilihan seperti di bawah ini :

·         Pilih / Klik pada Restart Numbering, maka angka akn berubah menjadi 1.

·         Selamat mencoba.

Membuat Bulleting :

Secara umum caranya sama dengan mebuat Numbering, yaitu :

1.      Dari menu Format pilih sub menu Bulleting and Numbering,

2.      kemudian klik pada bulleted, pilih jenis bulleted yang sesuai,

3.      pilih Customize, untuk mengatur jenis bullet maupun posisi bullet, kana muncul kotak dialog seperti di bawah ini :

Keterangan : Untuk mengganti jenis icon bulleting, pilih karakter atau picture, Saat pilih karakter pilih jenis karakter dengan memilih jenis font, dan klik karakter yang sesuai, kemudian pilih OK. Saat memilih picture, akan muncul kotak dialog, pilihlah jenis picture pada kota yang muncul, kemudain pilih OK. Jika ingin mengambil jenis picture dari file yang kita miliki, pilih Import, kemudian cari dimana file gambar anda, kemudian pilih / klik gambar tersebut dan pilih Add, kemudian pilih OK.

Posisi karakter bulleting diatus seperti mengatur posisi numbering pada Indent at, Tab space after, dan Indent At yang di bawah.

Menggunakan Tabel dalam Word

Yang perlu diperhatikan saat menggunakan Tabel dalam Word :

-          Pastikan Tool Bar Table di aktifkan agar saat bekerja menjadi lebih mudah.

Caranya : dari menu View, Pilih Toolbar, pilih Tables and Borders, atau dari toolbar standar, pilih icon Tables and Borders

1.      Langkah awal memasukkan Tabel ke layar

-          Dari toolbar Tables and Borders, pilih icon Insert Table, akan muncul tampilan :

Isikan jumlah column pada Number of Columns, dan jumlah baris pada Number of Rows sesuai dengan kebutuhan, kemudian tekan OK.

-          Atau dapat juga dilakukan dengan cara Klik icon Insert Tables pada toolbars standar , sehingga akan muncul kotak-kotak. Arahkan mouse pada kotak tersebut, tekan dan tahan, kemudian geser sesuai dengan jumlah column dan baris yang diperlukan, kemudian lepaskan mouse.

2.      Membuat Border Garis pada Tabel.

a.       Menentukan jenis garis (line styles)

·         Blok cell yang akan diberi line styles, sesuai kebutuhan.

·         Dari toolbar Tables and Borders arahkan mouse pada tanda panah pada line style, klik mouse tersebut, sehingga muncul jenis baris. Pilih jenis baris yang sesuai.

b.      Menentukan ketebalan garis (line weight)

·         Blok cell yang akan diberi line weight, sesuai kebutuhan.

·         Dari toolbar Tables and Borders arahkan mouse pada tanda panah pada line weight, klik mouse tersebut, sehingga muncul jenis ketebalan baris. Pilih jenis baris yang sesuai.

c.       Menentukan warna garis border (border color)

·         Blok cell yang akan diberi border color, sesuai kebutuhan.

·         Dari toolbar Tables and Borders arahkan mouse pada tanda panah pada border color, klik mouse tersebut, sehingga muncul kotak warna. Pilih jenis warna yang sesuai.

Catatan :

Langkah a sampai dengan c dapat dilakukan sekaligus, yaitu memilih line styles, line weight, dan border color sekaligus, baru block baris atau column yang akan diberi style, kemudian pilih jenis border nya pada icon disebelah kanan border color.

d.      Menghilangkan Border garis.

·         Block cell yang akan dihilangkan bordernya

·         Pilih icon border pada toolbars Tables and Borders, pilih jenis No Border.

3.      Menggabungkan cell

Untuk menggabungkan cell caranya :

-          Blokc cell yang akan digabung, kemudian klik icon merge cells pada toolbar Tables and Borders

4.      Membuat shading color (warna latar cell) pada tabel

-          Block cell yang akan diberi shading color,

-          Pilih jenis color yang sesuai melalui icon shading color pada toolbar Tables and Border.

5.      Membuat nomor otomatis pada Tabel

-          Block cell yang akan diberi nomor otomatis

-          Pilih menu Format, pilih Bulleting and Numbering, pilih Numbered, pilih jenis nomor yang sesuai.

Catatan :

Untuk mengatur posisi nomor otomatis, setelah menulis jenis nomor, klik Customize yang ada di bawah. Dan atur posisi sesuai kebutuhan.

6.      Menambahkan Baris

-          Letakkan cursor pada baris tertentu tepat di atas atau di bawah baris yang akan di tambahkan.

-          Pilih menu Table, pilih Insert Row, pilih Row above (di atasnya) atau row below (di bawahnya).

-          Jika baris yang akan ditambahkan lebih dari 1 baris, caranya blok terlebih dahulu baris sesuai yang akan di tambahkan baru ikuti langkah di atas.

7.      Menambahkan Column

-          Letakkan cursor pada column tertentu tepat di kiri atau di kanan column yang akan di tambahkan.

-          Pilih menu Table, pilih Insert Column, pilih Column left (dikirinya) atau column right (di kanannya).

-          Jika colum yang akan ditambahkan lebih dari 1 baris, caranya blok terlebih dahulu column sesuai yang akan di tambahkan baru ikuti langkah di atas.

8.      Menambahkan cell

-          Letakkan cursor pada cell yang akan ditambahkan cellnya

-          Pilih menu Tables, pilih Insert cell

-          Pilih shift cells right (untuk di sebelah kanannya) atau shift cell down (untuk di bawahnya)

9.      Menghapus baris

-          Blok baris yang akan dihapus (jika lebih dari satu)

-          Pilih menu Tables, pilih Delete, pilih rows.

10.  Menghapus Column

-          Block column yang akan dihapus (jika lebih dari satu)

-          Pilih menu Tables, pilih Delete, piliu columns.

11.  Menghapus Tabel

-          Letakkan cursor di dalam Tabel ( dimana saja).

-          Pilih menu Tables, pilih Delete, pilih Tables

12.  Mengatur posisi tulisan

-          Block baris / column yang akan diatur posisi tulisannya (jika lebih dari satu baris / column).

-          Pilih jenis posisi, dengan klik panah kecil pada icon Align, pilih posisi yang sesuai

13.  Mengatur ukuran Baris

-          Block baris yang akan diatur lebarnya.

-          Pilih menu Table, pilih Properties, akan muncul tampilan baru.

-          Untuk mengatur ukuran baris pilih menu row, beri tanda chek list pada specify height, ubah ukuran yang ada di sebelah kanannya. Pilih OK.

14.  Mengatur ukuran Column

-          Block column yang akan diatur lebarnya.

-          Pilih menu Table, pilih Properties, akan muncul tampilan baru.

-          Untuk mengatur ukuran column pilih menu column, beri tanda chek list pada preferred width, ubah ukuran yang ada di sebelah kanannya. Pilih OK.

15.  Memotong / memisahkan Tabel menjadi dua

-          Letakkan cursor di baris tertentu yang akan dipisahkan tabelnya.

-          Pilih menu Tables, pilih Split Table.

16.  Mengulang judul Tabel

Agar kita tidak menuliskan judul tabel yang sama setiap tabel melewati lembaran baru, maka kita dapat melakukannya dengan cara :

-          Letakkan cursor pada judul tabel (baris pertama)

-          Pilih menu Tables, pilih Heading Rows Repeat.

Catatan :

Judul tabel pada baris berikutnya akan sama dengan judul yang pertama dan tidak dapat di edit. Untuk mengeditnya di lakukan di baris judul aslinya.

17.  Menggunakan Formula pada Tabel di Word

Jika cell cell berisi angka-angka kita dapat menjumlah, mengurang atau mencari rata-rata dan lainnya dari angka-angka pada cell tersebut, tetapi sifat nya hanya berlaku di satu cell (tidak dapat dicopykan rumusnya). Untuk melakukan hal ini digunakan Formula.

Langkahnya adalah :

-          Ketikkan angka angka pada beberapa cell

-          Letakkan cursor pada cell di kiri  atau bawah dari cell yang berisi angka-angka

-          Pilih menu Table, pilih Formula. Akan mucnul kotak dialog seperti berikut :

-          Buat rumusnya sesuai dengan kebutuhan pada Kotak Formula, dengan catatan setiap membuat rumus selalau di awali dengan tanda sama dengan “=”. Perhatikan contoh pada gambar di atas.

Jenis formula dapat diambil contohnya dari kotak Paste Function, dengan meng klik tanda panah, dan memilih jenisnya sesuai kebutuhan.

-          Number Format berisi tentang tampilan hasil yang dikehendaki. Untuk memilih klik tanda panah di sebelah kanan pada Number format, pilih jenis yang sesuai.

-          Setelah selesai klik OK.

-          Jika caranya benar akan diperoleh hasil, dan jika caranya salah akan ada tulisan !syntax error).

Contoh :

-          Buatlah tabel seperti berikut :

-          Masukkan angka-angka pada cell dari column 1 sampai dengan column 6

-          Letakkan cursor pada baris 1 column 7, kemudian klik menu Table, pilih Formula, jumlahkan angka yang ada di sebelah kirinya. (cobalah)

-          Ulangi untuk baris kedua dengan mencari rata-rata dari angka yang ada di sebelah kirinya.

Menggunakan drawing

            Drawing adalah menggambar langsung di dalam Word. Langkah awal dalam menggunakan drawing adalah tampilkan toolbars drawing terlebih dahulu jika toolbars drawing tersebut belum aktif. Biasanya (dalam keadaan default) toolbars drawing ada di bagian bawah layer, dengan tampilan sebagai berikut :

Icon-icon drawing beserta fungsinya di tampilkan seperti table berikut :

Icon Drawing	Nama	Fungsi
	Drawing	Mengolah gambar/obyek
	Select Objek	Memilih obyek
	AutoShapes	Memilih macam-macam bentuk obyek
	Line	Membuat garis lurus
	Arrow	Membuat garis lurus dengan anak panah
	Rectangle	Membuat empat persegi panjang
	Oval	Membuat obyek oval/lingkaran
	Text Box	Menyisipkan kotak teks
	Insert Word Art	Menyisipkan huruf seni
	Insert Diagram & Organization	Menyisipkan diagram dan organisasi
	Insert Clip Art	Menyisipkan Clip Art
	Insert Picture	Menyisipkan gambar
	Fill Color	Memberi warna obyek
	Line Color	Memberi warna garis
	Font Color	Memberi warna huruf
	Line Style	Memilh ketebalan garis
	Dash Style	Memilih jenis garis
	Arrow Style	Memilih jenis arah panah
	Shadow Style	Memberi bayangan pada obyek
	3-D Style	Membuat efek 3-Dimensi

Pilihan pada Drawing :

Tampilan menu pull down pada menu Draw :

          

Tampilan Sub Menu Order pada menu Draw :

Tampilan Sub Menu Rotate or Flip pada menu Draw :

Tampilan Sub menu Text Wraping pada menu Draw :

           

Tampilan Sub menu Change Autoshape pada menu Draw :

           

Pada sub Menu Change Autoshape terdapat 5 sub-sub menu lagi yang setiap sub-sub menu tersebut masih ada pilihan lagi jika kursor kita arahkan ke salah satu sub-sub menu, contohnya tampilan dari Basic Shapes :

Tampilan pada menu Auto Shapes :

           

Catatan :

Secara umum, klik salah satu icon pada toolbars drawing, maka jika di dalam icon tersebut masih ada pilihannya, maka akan muncul menu pull down dan pilihannya.

Contoh penggunaan fasilitas pada toolbars Drawing :

Saat kita memilih salah satu icon pada toolbars drawing, maka pada layer akan muncul kotak tempat menggambar yang bertuliskan “Create Your Drawing Here”.

Jika kita mau menggambar dalam kota tersebut maka semua gambar akan terbingkai oleh kotak tersebut. Kelebihan penggunaan kotak “Create Your Drawing Here “ :

·         Kita tidak perlu menggunakan group untuk menyatukan setiap gambar yang kita buat.

Kelemahan penggunaan kotak “Create Your Drawing Here “  :

·         Obyek gambar yang telah kita buat tidak bebas untuk dipindah-pindahkan.

Jika kita ingin menggambar yang bebas untuk dipindah-pindahkan, maka yang perlu dilakukan :

1.      Setelah kita pilih salah satu jenis icon pada toolbars drawing, setelah muncul kotak “Create Your Drawing Here “, pilih/tekan tombol Esc pada keyboard.

2.      Klik, tahan dan gerakkan cursor yang bertanda “+” sesuai dengan ukuran gambar yang akan kita buat, kemudian lepaskan setelah sesuai.

Catatan :

Kota dialog “Create Your Drawing Here “ akan muncul setiap kita memilih icon baru dari toolbars drawing. Agar kota dialog “Create Your Drawing Here “ tidak muncul terus-menerus, maka aktifkan salah satu gambar yang telah dibuat, baru pilih salah satu icon baru yang akan dibuat.

Contoh menggunakan icon drawing :

1. Membuat garis

-          Pilih icon line pada toolbars drawing, kemudian klik, tahan dan geser sehingga terbentuk garis lurus.

-          Lepaskan mouse setelah ukuran sesuai.

2. Menggunakan Text Box :

-          Pilih/klik icon text box pada toolbars drawing, kemudian klik, tahan, dan geser sesuai kebutuhan baru dilepaskan.

-          Ketikkan tulisan di dalam kotak tersebut.

·         Mengedit Text Box :

a.       Mengedit isi tulisan :

Untuk mengubah tulisan dalam text box, cukup klik pada tulisan tersebut, hapus dan ganti dengan tulisan baru.

b.      Mengedit posisi tulisan :

o   Klik text box tersebut sehingga muncul raster halus

o   Arahkan cursor pada bagian tepi text box sampai muncul tanda panah (↔) atau panah empat         , atau panah miring, kemudian klik kanan mouse, pilih format text box, sehingga akan muncul tampilan dialog :

o   Agar tulisan tidak menutupi garis / gambar lain, maka pada pilihan Colors and Lines, klik panah kecil pilihan color pada Fill, dan pilih “No Fill”

o   Agar tulisan tidak terbingkai dengan garis, maka klik panah kecil pada color pada Line, dan pilih “No line”

o   Agar tulisan dekat dengan garis tepi, maka klik menu text box pada Format Text Box, dan ubah angka pada pilihan left, right, top dan bottom menjadi nol dengan mengklik panah kecil di sampingnya ke bawah.

o   Setelah selesai pilih OK.

Mengedit gambar pada drawing :

1. Klik gambar yang sesuai sehingga muncul kotak kecil ditepi gambar tersebut, arahkan muose pada ujung gambar pada kotak kecil sampai muncul panah.
2. Klik dan tahan mousse serta gerakkan kearah sesuai dengan kebutuhan.
3. Lepaskan mousse setelah selesai / cukup.

Menggeser posisi gambar pada drawing :

1. Klik gambar yang sesuai sehingga muncul kotak kecil ditepi gambra tersebut.
2. Gunakan tanda panah kiri – kanan atau atas – bawah pada key board untuk menggeser posisi gambar.
3. Agar pergeseran gambar lebih halus, tekan tombol “Ctrl” pada key board bersamaan dengan penggunaan tanda panah kiri – kanan atau atas – bawah pada key board.

Menggabungkan gambar pada Drawing ( Group) :

1. Pilih icon select pada menu drawing.
2. Arahkan pada layer di bagian agak ketepi dari gambar yang akan di group, kemudian klik dan tahan serta geser mouse sampai semua gambar terlingkupi oleh kotak yang terbentuk.
3. Lepaskan mousse, sehingga semua gambar terrasetr (ada tanda kotak kecil di setiap ujungnya).
4. pilih Icon Draw pada menu Drawing, pilih group.
5. Selesai.

Menggunakan Un-group

Gambar yang sudah disatukan dapat dilepaskan lagi dengan menggunakan perintah Un group, dengan langkah :

1. Klik gambar yang sudah di group.
2. pilih icon draw pada menu drawing, pilih Un group.

Catatan :

Jika perintah group terjadi berkali kali pada seluruh gambar, maka perintah un group juga dilakukan berulang-ulang sampai seluruh gambar terpisah (langkah ini diakukan sesuai dengan kebutuhan).

Mengatur Posisi gambar yang bertumpuk.

Gambar yang bertumpuk dapat diatur posisinya, mana yang didepan, ditengah atau di belakang dengan menggunakan menu Order.

Caranya :

1.      Klik gambar yang akan diubah posisinya.

2.      Pilih icon Draw, dan pilih “Order”.

3.      Dalam sub menu “Order” ada 6 pilihan yaitu :

a.       Bring to Front

Diguankan jika kita ingin memindahkan posisi gambar di bagian paling depan

b.      Send to Back

Digunakan jika kita ingin memindahkan posisi gambar di bagian paling belakang

c.       Bring Forward

Digunakan jika kita ingin memindahkan posisi gambar setingkat ke depan

d.      Send Backward

Digunakan jika kita ingin memindahkan posisi gambar setingkat ke belakang.

e.       Bring In front of Text

Digunakan jika kita ingin memindahkan posisi gambar di depan tulisan.

f.       Send Behind Text

Digunakan jika kita ingin memindahkan posisi gambar di belakang tulisan.

Menggunakan Fill Color

            Fill color berfungsi memberi warna pada gambar. Tampilan dari sub menu Fil Color :

           

           

Untuk membuat Fill Color langkahnya :

1.      Aktifkan / klik gambar yang akan diberi warna.

2.      Pilih / klik icon Fill Color pada menu drawing, sehingga muncul tampilan seperti gambar di atas.

3.      Pilih slaah satu warna yang disukai dari kotak yang ada.

4.      Jika warna di atas kurnag sesuai, dapat dipilih dari menu Fill Colors, akan muncul dialog Fill Color yang terdiri dari Standard an Custom. Pilih salah satu dari Standar atau Custom, kemudian pilih warna sesuai kesukaan.

5.      Kita juga dapat menggunakan Fill Effects untuk mengisi efek gambar yang sesuai.

Tampilan dari pilihan Fill Effects :

Anda dapat memilih pilihan Gradient, Texture, Pattern atau Picture sesuai kebutuhan. Coba anda lakukan untuk semua pilihan tersebut.

Menggunakan Line Color :

Line color berfungsi untuk member warna pada garis pada drawing yang kita pakai. Untuk menggunakannya langkahnya adalah :

1.      Klik garis yang telah di buat.

2.      Pilih panah kecil di smaping line color (drop down).

3.      Akan muncul tampilan :

4.      Pilih warna garis yang sesuai, melalui More Line Colors atau gunakan Patterned lines, seperti tampilan berikut.

a.       More Line Colors

b.      Patterned Lines

Menggunakan Font Color :

Font color digunakan untuk memberi warna pada huruf / kata / kalimat tertentu sesuai kebutuhan.

Langkah yang dapat dilakukan :

1. Klik panah kecil /drop down di sebelah kiri text color, pilih More colors  unutk memilih warna yang sesuai.
2. Jika teks sudah dituliskan, maka blok teks yang akan diberi warna, baru kemudian pilih line text, , pilih More colors  unutk memilih warna yang sesuai.

Menggunakan Line Still

            Line still digunakan untuk memilih ketebalan garis dan model garis. Caranya adalah :

1.      Klik garis yang akan diubah ketebalan garisnya atau model garisnya.

2.      Klik line still, dan pilih bentuk yang sesuai.

Menggunakan Dash Style

Dash style digunakan untuk memilih jenis garis yang sesuai, apakah garis penuh atau putus putus. Caranya :

1.      Klik garis yang akan diubah bentuk garisnya.

2.      Pilih jenis garis yang sesuai

Menggunakan Arrow Style

            Arrow Style digunakan untuk memilih tanda panah pada garis. Langkahnya :

1.      Klik garis yang akan diberi tanda panah.

2.      Klik Arrow style, pilih jenis yang sesuai.

3.      jika jenisnya tidak ada, maka pilih more arrows, akan muncul tampilan seperti gambar.

4.      Tentukan jenis panahnya, Begin Style untuk panah di awal, End style untuk panah di akhir.

Menggunakan Shadow Style

Shadow Style berfungsi untuk memberikan efek bayangan pada garis, kotak, lingkaran dan lainnya.

Langkahnya :

1.      Klik / pilih gambar yang akan diberi effek bayangan.

2.      Klik drop down / panah kecil disamping Shadow Style, dan pilih jenis bayangan yang sesuai

Menggunakan 3-D Style

3-D style digunakan untuk memberikan effek tiga dimensi pada gambar (line, kotak, lingkaran, ).

            Langkahnya :

1.      Klik / pilih gambar yang akan diberi effek tiga dimensi.

2.      Klik drop down / panah kecil disamping 3-D Style, dan pilih jenis bayangan yang sesuai.

Langkah Membuat Grafik di dalam Word

1. Dari menu Insert, pilih sub menu Picture, kemudian pilih Chart (Klik).
2. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Kotak grafik yang di atas menunjukkan hasil dari data sheet, dari tabel yang di bawahnya.

3. Gantilah judul pada kolom A, B, C, D, .... dengan nama lain sesuai dengan kebutuhan, misalnya ganti dengan 2004, 2005, 2006, 2007.
4. Gantilah tulisan pada baris 1, 2, 3, .... dengan nama lain. Misalnya Bhs Indonesia, Bhs Inggris, Matematika, Ekonomi.
5. Ganti angka-angka yang ada dengan nilai rata-rata sesuai dengan mata pelajaran.
6. Setelah selesai Klik diluar tabel, maka akan dapat kita lihat hasilnya.

Untuk mengedit / memperbaiki / memperbaharui data dan setting grafik, langkahnya :

1. Klik dua kali cepat grafik tersebut, kemudian perhatikan menu yang ada di atas, akan ada tambahan menu Data dan Chart.
2. Pada menu Data ada dua jenis cara terbentuknya tabel, yaitu Series in Rows dan Series in Column.

Series in Rows dapat dipilih jika kita ingin menampilkan grafik dengan data yang dibaca adalah nilai setiap baris pada column yang sama mengelompok dalam satu kelompok grafik.

Series in Column dapat dipilih jika kita ingin menampilkan grafik dengan data yang dibaca adalah nilai setiap column pada baris yang sama mengelompok dalam satu kelompok grafik.

Silahkan dicoba, dan perhatikan hasilnya.

3. Pada menu Chart, terdapat pilihan sub menu Chart Type, Chart Options, dan 3D-view. Dengan fungsi masing masing :
1. Jika anda pilih Chart type, akan muncul tampilan:

 

anda dapat mengganti type grafik sesuai dengan kebutuhan. Ada dua menu yaitu standard types dan Custom types. Pilihlah salah satu yang sesuai kebutuhan. Silahkan dicoba.

2. Jika anda pilih Chart Options, akan muncul tampilan :

 

-          Pilih menu Titles,

Kemudian untuk memberi Judul Grafik Klik kotak di bawah Chart title, dan isikan Judul dari garfik tersebut. Misalnya ”Rata Rata Nilai UN”

Klik kotak di bawah category (x) axis, untuk memberi keternagan pada cumbu x. Misalnya ”Tahun Ajaran”.

Klik kotak di bawah Value (Z) axis atau series (Y) axis, untuk meberi keterangan pada grafik vertikal. Misalnya ”Nilai”.

Setelah selesai pilih OK.

-          Pilih menu Axes, dan isikan setting di dalamnya. Setelah selesai klik OK

-          Pilih menu Gridlines, dan lakukan setting di dalamnya.

Beri tanda chek list (klik kotak) pada mayor gridlines atau minor gridlines, untuk memberikan garis. Ini berlaku pada Category (X) axis, Series (Y) axis, maupun Value (Z) axis. Silahkan coba.

Setelah selesai klik OK.

-          Pilih menu Legend,

Untuk mengaktifkan kotak legenda atau menonaktifkan dengan cara klik(beri chek list) pada kotak show legend yang ada.

Untuk meletakkan posisi legend, pilih (chek list) kotak yang sesuai.

-          Pilih menu Data labels.

Chek list kotak yang sesuai di bawah label contains, untuk menampilkan data tersebut.

-          Pilih menu Data Table.

Chek list kotak show data table, untuk menampilkan data, dan hilangkan chek list untuk menghilangkan data.

     

3. Jika anda memilih 3D-view, anda dapat mengatur tampilan 3 dimensi. Silahkandi coba.

MAIL MERGE DAN FORMULIR

Fungsi Mail Merge :

Membuat dokumen yang sama tetapi ada beberapa bagian yang berbeda.

Contoh :

-          Surat yang dikirim ke beberapa alamat yang berbeda dengan isi surat yang sama.

-          Piagam penghargaan.

-          Dll

Langkah membuat mail merge :

1.         Buka dokumen baru dari Microsoft word

2.         Dari menu tools pilih perintah Mail Merge, sehingga akan tampil tulisan :

Nomor 1 adalah Dokumen Induk, pilihlah create, kemudian pilih bentuk dokumen (misal Form Letters )

-          Pilih active windows.

Nomor 2 adalah Data Sumber ( Data Source ), pilihlah data sumber yang akan di ambil

-          Pilih Create data source jika kita akan membuat data baru, tekan OK kemudian hilangkan semua Field name in header row jika kita mau membuat field name sendiri, dengan tekan remove field name (Alt+R).

-          Tulislah field name sesuai kebutuhan, kemudian tekan Alt+A atau Klik add field name. Kemudian setelah selesai OK (Enter).

-          Simpan field name dengan nama file tertentu yang mudah diingat.

-          Tuliskan data pada column yang ada.

Jika kita sudah punya data lain, kita dapat mengambil  data tersebut melalui Open Data Source.

Catatan :

Kita dapat membuat data sendiri sebagai Data source tetapi harus dalam bentuk column, boleh di dalam MS Word atau dalam MS Excel, dimana Baris pertama merupakan judul data dalam dokumen induk, baris ke dua dan seterusnya merupakan isi data tersebut.

3.         Dari Dokumen Induk, pada tools Insert Mail Merge, pilih nama data source dan letakkan di tempat yang sesuai.

4.         Jika ingin membuka gabungan hasil Mail Merge, dari menu Tools, pilih Mail Merge, pilih angka 3 (Merge), kemudian isi data pada nomor berapa yang akan di gabungkan. Jika ingin menggabung semua pilih all, tekan OK (Enter).

5.         Selamat Mencoba.

Membuat Formulir :

Program Formulir dalam MS Word berfungsi antara lain :

1.          Membuat Piagam dengan format sama yang sudah ada dan isi yang berbeda.

2.          Membuat Kwitansi yang formatnya sudah ada.

Langkah :

1.      Buatlah dokumen Induk yang akan dipakai.

2.      Dari dokumen induk ambil menu Forms dari Menu Insert – Toolbar – Forms

3.      Dari Menu Forms yang sudah tampil di layar ambil Drop Down Form Field dan tempat di tempat yang di kehendaki.

4.      Ulangi langkah 3 untuk tempat yang ebrbeda jika diperlukan.

5.      Klik 2 kali pada Drop Down Form Field yang sudah dibuat.

6.      Ketikkan Drop Down Item yang akan diisikan pada form tersebut (Misal nama pemenang dalam kejuaraan, Jenis kejuaraan, dll), kemudian tekan Add agar tulisan berada dalam Item In Drop Down List.

7.      Letakkan Item Drop Down yang akan di tampilkan pada baris paling atas pada Drop Down List, kemudian klik OK. Lihat hasilnya di layar.

8.      Ulangi kangkah 7 untuk nama yang lain pada Drop Down list dengan meng klik tanda panah naik atau turun.

9.      Untuk mencetak Drop Down saja, Saat Perintah Print, setelah tampil Menu Print, pilih Options dan beri tanda chek (Ö) pada Print Data only for forms, tekan OK. Baru lanjutkan pencetakan.

Tambahan :

1. Menampilkan text Bounderies / garis tepi :

a.       Dari menu Tools, pilih Options,

b.      Pilih Sub menu View,

c.       Pada bagian Prints and Web Lay Out, beri tanda chek list pada text bounderies,

d.      Pilih OK atau Enter.

2. Mengubah Default penyimpanan file :

b.      Dari menu Tools, Pilih Options,

c.       Pilih sub menu File Locations, kemudian pada file type klik Documents (paling atas),

d.      Pilih Modify, kemudian klik drop down (panah kecil pada look in), dan tentukan lokasi file atau folder yang baru,

e.       Pilih OK atau Enter.

3. Mengubah satuan ukuran pada Ruler :

a.       Dari menu Tools, pilih Options,

b.      Klik sub menu General,

c.       Klik drop down (panah kecil) pada measurement units, dan pilih ukuran yang sesuai,

d.      Tekan Ok atau enter.